Viele Menschen nutzen mittlerweile KI-Tools wie ChatGPT, um Briefe schnell und unkompliziert zu erstellen. Die Idee ist bestechend: Ein paar Stichpunkte genügen – und schon steht das Schreiben.
Doch in der Praxis gibt es ein Problem: Das Layout entspricht oft nicht den Anforderungen der DIN 5008 B 🔗 – insbesondere, wenn der Brief in ein Fensterkuvert soll. Der Absender sitzt zu hoch, die Adresse zu weit links oder mitten im Textblock. Die Folge: Der Brief sieht unprofessionell aus oder muss umständlich korrigiert werden.
🤖 Unser Vorschlag: Ein einfacher Copy-&-Paste-Prompt
Damit ChatGPT von Anfang an richtig formatierte Briefe erstellt, haben wir einen kleinen, aber wirkungsvollen Prompt entwickelt, den man direkt bei ChatGPT verwenden kann. So sieht er aus:
Erstelle mir bitte ein PDF-Anschreiben im DIN-A4-Format nach DIN 5008. Beachte die folgenden Anforderungen:
1. Das Dokument muss fĂĽr den Versand in einem Standardbriefkuvert mit Sichtfenster geeignet sein.
2. Der Sichtfensterbereich befindet sich:
- 25 mm vom linken Seitenrand
- 45 mm vom oberen Seitenrand
- Breite: 80 mm
- Höhe: 45 mm
3. Innerhalb dieses Bereichs sollen **ausschlieĂźlich folgende Inhalte** erscheinen:
- Oben: Absender, **eine Zeile**, Arial 6pt
- Darunter: Empfängeradresse, **mehrzeilig**, Arial 10pt
4. Keine weiteren Informationen dĂĽrfen im Sichtfensterbereich stehen.
5. Seitenränder:
- Oben: 7 mm
- Unten: 7 mm
- Links: 12 mm
- Rechts: 3 mm
6. Der Rest des Briefinhalts (FlieĂźtext) beginnt **unterhalb des Sichtfensters**, idealerweise bei ca. 110 mm vom oberen Seitenrand.
Verwende folgenden Textinhalt fĂĽr das Dokument:
<Dokumententyp>
<Datum>
<Betreffzeile>
<Brieftext>
Bitte gib mir das Ergebnis als **PDF-Datei** aus.
🚀 Bonus
Dieser Prompt erstellt ein fiktives Nutzerschreiben mit dem korrekten Format. Um nun einen „echten“ Brief (mit korrektem Inhalt) zu schreiben, kann man weitere Prompts durchfĂĽhren, z.B.
<Hier kommt der Prompt von oben, erweitert um:>
Bitte nutze als Empfänger die Adresse:
<Firma (optional)>
<Name, Vorname>
<Strasse und Hausnummer>
<Postleitzahl und Ort>
<Zielland, wenn nicht Deutschland>
und als Absender: Max Mustermann, Musterstrasse 1, 12345 Musterstadt
Bitte fĂĽge den Betreff "Testbrief ĂĽber ChatGPT" und den Text:
<Hier kommt der Dokumenteninhalt>
ein.
Und hier ist die Antwort von ChatGPT aus unserem Test:
Hier ist dein DIN 5008-konformes PDF-Anschreiben mit korrekt positioniertem Sichtfenster fĂĽr Standardbriefkuverts:
📎 DIN_5008_Terminbestaetigung.pdf herunterladen
Das Dokument enthält:
Absender in 6pt Arial (simuliert mit Helvetica) ohne Zeilenumbruch
Empfängeradresse in 10pt Arial (ebenfalls Helvetica)
Realistisches Anliegen (Terminbestätigung)
Einhaltung aller Seitenränder und des DIN-A4-Formats
Wenn du Änderungen oder eine andere Art von Brief brauchst (z. B. Mahnung, Bewerbung etc.), sag einfach Bescheid! ​
⚙️ Fazit
ChatGPT ist mittlerweile ein Tool, das immer mehr Anklang findet. Obschon es sehr mächtig ist, hapert es noch an der ein oder anderen Stelle. Wenn man klare Instruktionen liefert, werden die Ergebnisse aber sehr gut! Bei unseren Tests haben wir herausgefunden, dass die meisten Dokumente mit unserem Prompt korrekt erstellt werden. Falls nicht, können Sie ja noch etwas nachbohren 🙂 Was leider noch nicht funktioniert: ein docx erstellen lassen, hier muss ChatGPT noch besser werden!